Was ist ein Workshop? Eine Zusammenkunft von Personen, die gemeinsam etwas besprechen, erarbeiten oder entscheiden wollen, wird als Sitzung, Konferenz, Meeting oder Workshop bezeichnet. Oft werden diese Begriffe synonym gebraucht, wenngleich die Übersetzung der englischen Wörter to meet = treffen, sich treffen to work = arbeiten zumindest eine Differenzierung von Meeting und Workshop nahelegt: Meeting Bei einem Meeting geht es im wesentlichen darum, einander zu treffen. Das kann aus einem Anlass heraus geschehen, aufgrund einer Einladung, oder ganz spontan. Die beteiligten Personen unterhalten sich, pflegen Kontakt, informieren einander, besprechen etwas, erklären einander ihre Standpunkte oder was auch immer. Ein Meeting kann etwas mit Arbeit zu tun haben, muss aber nicht. Es kann auch einfach der Geselligkeit dienen. Workshop Bei einem Workshop steht im Vordergrund, dass gearbeitet werden soll. Hier wird nicht einfach nur geredet, sondern es soll gemeinsam ein Arbeitsergebnis produziert werden. Die meisten Projekte beginnen mit Workshops, in denen die Aufgaben des Projekts, die Erwartungen des Auftraggebers, die Ziele, verschiedene Lösungsansätze und die Vorgehensweise erarbeitet werden. Auch Qualitätszirkel treffen sich, um in Workshops gemeinsam Strategien zur Qualitätsverbesserung zu entwickeln. Typisch für Workshops ist das gemeinsame Erarbeiten von Ergebnissen in einem Team von Menschen, deren hierarchische Postition während des Arbeitsprozesses keine Rolle spielt. Anlässe für einen Workshop Oft ahnen Führungskräfte gar nicht, welcher Einfallsreichtum, welcher Fundus von Erfahrungen und Spezialwissen und wie viel gesunder Menschenverstand in ihrer Firma oder Abteilung vorhanden ist: Fast jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann und weiß weitaus mehr, als für die Erledigung der täglichen Pflichten nötig ist. Diese Qualifikationen sollten freigesetzt und nutzbar gemacht werden. Darüber hinaus arbeiten Menschen mit wesentlich höherer Motivation, wenn sie an Entscheidungsprozessen beteiligt waren. In Unternehmen sind Workshops mit folgenden Aufgabenstellungen üblich: Probleme oder Schwachstellen sollen erkannt und verstanden werden. Mögliche Ursachen von Problemen sollen gefunden werden. Für bestehende Probleme sollen Lösungen gefunden werden. Es sollen Strategien entwickelt werden, um drohende künftige Probleme zu vermeiden. Es sollen neue Ideen entwickelt werden, Kreativität soll gefördert werden. Es sind gemeinsame Entscheidungen zu treffen. Es soll eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung erarbeitet werden. Die Ziele für Projekte oder Marketing-Kampagnen sollen koordiniert werden. Verdeckte oder unklare Ziele von Projekten oder Vorhaben sollen aufgedeckt und bereinigt werden. Erwartungen an Projekte, Produkte oder Dienstleistungen sollen ermittelt werden. Widersprüchliche Beurteilungen von Problemen, Projekten, Strategien, etc. sollen geklärt und bereinigt werden. Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollen festgelegt und bestimmten Personen oder Organisationseinheiten zugeordnet werden. Vier Kernregeln Die folgenden Merkmale eines Workshops sollten bei der Planung und Durchführung unbedingt berücksichtigt werden: klare Zielsetzung Ergebnis-Offenheit geeignete Arbeitssituation aktive Mitarbeit klare Zielsetzung Die gemeinsame Arbeit soll zu einem definierten Ergebnis führen, das vorher festzulegen ist. Bereits das Thema eines Workshops muss so formuliert werden, dass es am Ende möglich ist, zu entscheiden, ob der Workshop erfolgreich war, oder nicht, d.h. sein Ziel erreicht oder verfehlt hat. Es genügt z.B. nicht, zu einem Workshop zur aktuellen Marktsituation einzuladen. Viel besser ist es, Themen wie Festlegung der Projektziele oder Erarbeitung einer Kriterienliste für die Datenbankauswahl zu wählen. Ergebnis-Offenheit Die Ergebnisse eines Workshops dürfen nicht vorweggenommen werden, sie müssen innerhalb des Workshops entstehen. Wenn das Ergebnis bereits vorher feststeht, dann sollte kein Workshop als scheindemokratischer Trick benutzt werden, sondern eher ein Meeting, eine Informationsveranstaltung, in der die Entscheidung bekanntgegeben wird. geeignete Arbeitssituation Um ein gemeinsames Ergebnis erarbeiten zu können, sind geeignete Techniken, Verfahren und Medien bereitzustellen. So wird z.B ein ruhiger Raum gebraucht, die Teilnehmerinnen sollen nicht durch Telefonate abgelenkt werden, es werden Visualisierungsmedien und Spielregeln gebraucht. Kreative Prozesse leben von Überraschungsmomenten. Ganz oder gar nicht. Es ist nicht erlaubt, dass einzelne sich für eine Weile verdrücken. Wer heute noch einige andere Dinge nebenher zu erledigen hat, sollte auf die Liste der ProtokollempfängerInnen gesetzt und aus der Veranstaltung entlassen werden. Ein Workshop ist keine Filmvorführung, aus der sich einzelne gelegentlich diskret zurückziehen können. Ganz oder gar nicht ist der Grundsatz. aktive Mitarbeit Die TeilnehmerInnen eines Workshops sollen mit den notwendigen Informationen, dem Fachwissen und der Kompetenz ausgestattet sein, um zu sinnvollen Ergebnissen kommen zu können. Voraussetzung zur Teilnahme an einem Workshop ist die Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit. Wer nur zuhören oder sich informieren möchte, soll das Ergebnisprotokoll lesen. Viele Führungskräfte neigen dazu, sich bei einem "Workshop" "einfach mal dazusetzen" zu wollen. Dahinter mag die Angst stecken, dass etwas ohne ihr Wissen passiert, oder auch die Angst, sich in kreativen Prozessen zu blamieren. Sie sollten ihre Zeit nicht in dieser Form verschwenden und die Arbeit anderer behindern. Haben Sie Mut zur Mitarbeit: Die Chefin muss nicht immer schlauer sein als die Mitarbeiter! Moderation Eine unverzichtbare Voraussetzung für einen erfolgreichen Workshop ist eine sorgfältige Vorbereitung. Es genügt nicht, einen Termin, den Ort und die Tagesordnung festzulegen. Es ist vielmehr wichtig, dass Teamsitzungen in einer offenen, kreativen Atmosphäre ablaufen, welche die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu neuen Ideen und Lösungsvorschlägen anregt. Dazu bedarf es einer Person, die den Prozess der Problemanalyse und Lösungsfindung fördert und auf die Bedürfnisse der teilnehmenden Personen abstimmt. Eine solche Person wird als Moderatorin oder Moderator bezeichnet. Es kann sich um eine außenstehende Person handeln, die diese Aufgabe übernimmt, oder um eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter. Diese Person muss nicht unbedingt selbst Fachwissen über die gewählte Thematik des Workshops haben. Sie oder er muss lediglich genau verstehen, was der Anlass, der Zweck und die Ziele der Veranstaltung sind. Die Entscheidungen des Moderators oder der Moderatorin werden nicht diskutiert. Er oder sie ist die einzige Person, die einen Überblick über die Planung hat und die daher imstande ist, sinnvolle Entscheidungen über den weiteren Verlauf zu treffen. Sollte die Gruppe tatsächlich der Meinung sein, dass die Arbeit des Moderators nicht akzeptabel ist, kann sie die Leitung des Workshops an eine andere Person übertragen. Eine andere Möglichkeit der Korrektur läßt ein guter Moderator nicht zu. Wichtig ist, dass der Moderator oder die Moderatorin die Verantwortung für die Planung und den Ablauf übernimmt und diese Funktion während des Workshops nicht in Frage gestellt wird. Bei der Vorbereitung einiger inhaltlicher und personeller Fragen ist eine Abstimmung mit den Auftraggebern notwendig. Eine vollständige und gründliche Vorbereitung liegt in der Verantwortung der Moderatorin oder des Moderators! Planung eines Workshops Inhalt: Worum geht es und was soll erreicht werden? Organisation: Wo, wann und unter Einsatz welcher Medien soll gearbeitet werden? Personal: Wer nimmt teil? In welcher Funktion? Inhalt Folgende Fragen sind zu klären, ggf. mit der Auftraggeberin oder dem Einladenden: Thema: Welche Aspekte und Sachverhalte sind zu berücksichtigen? Wie kann eine gemeinsame Wissens- und Informationsgrundlage für alle TeilnehmerInnen geschaffen werden? Wer stellt die Hintergrundinformationen zur Verfügung? Ziele: Was soll erreicht werden? Wie sollen die Arbeitsergebnisse aufbereitet sein? Wie und wozu sollen die Arbeitsergebnisse weiterverwendet werden? Woran bzw. wie soll der Erfolg des Workshops gemessen werden? Könnte jemand Ziele verfolgen, die von den offiziellen abweichen? Gesamtzusammenhang: Wer will die Ergebnisse haben und wozu? Wie wird das Thema oder Problem bisher behandelt? Welche Konflikte, Einwände oder Schwierigkeiten sind zu erwarten? Nachdem diese Fragen geklärt worden sind, ist es die Aufgabe der Moderatorin oder des Moderators, zu planen, wie die Veranstaltung ablaufen soll. Hierbei sind die folgenden Fragestellungen hilfreich: Wie soll innerhalb des Workshops auf das Thema hingeführt werden? Vortrag? Demo? Durch welche Methoden und Techniken sollen die Ergebnisse erreicht werden? Kartenabfrage? Rollenspiel? Gruppenaufgaben? Wie viel Zeit werden die einzelnen Arbeitsgänge vermutlich in Anspruch nehmen? Wie können Phasen der Konzentration mit aktiveren Phasen abgewechselt werden? Welche Unterlagen sollten vorbereitet zur Verfügung stehen? Wann sollen vorbereitete Unterlagen zum Einsatz kommen? Wer kann inhaltlich zum Thema beitragen? Durch einen Kurzvortrag? Durch eine Demo? Was wissen die teilnehmenden Personen vermutlich bereits über das Thema? Welche Einstellung bringen die teilnehmenden Personen vermutlich mit? Ist den teilnehmenden Personen das Arbeiten mit den geplanten Medien vertraut? Organisation Hier liegt die Verantwortung hauptsächlich bei der Moderatorin oder dem Moderator. Oft gibt es ein Sekretariat, wo er oder sie sich unterstützen lassen kann. Folgende Dinge sind zu beachten: Zeit: Es sollte ein Termin mit möglichst geringen Verlustzeiten vorher und nachher gewählt werden. Die Dauer der Veranstaltung sollte in einem vernünftigen Verhältnis zu den An- und Abfahrtzeiten und der zu bewältigenden Aufgabe stehen. Die Bearbeitungsschritte sollten sinnvoll geplant werden, z.B. kein Vortrag nach dem Mittagessen. Raum Größe, Licht, Ruhe, Temperatur, Lüftungsmöglichkeiten, Möbel, Sitzordnung, freie Wandflächen zum Bekleben, Arbeits- und Pausenbereiche, Rückzugsmöglichkeiten für Gruppenarbeit, jeder muss sehen können, der Moderator oder die Moderatorin muss Blickkontakt zu jeder teilnehmenden Person halten können, es sollte keine Prominenten- oder Zuschauerplätze geben, gut sichtbare und leicht erreichbare Metaplanwände, Flipcharts, Tafeln sollten vorhanden sein. Medien und Material Metaplanwände und Moderatorenausrüstung (Kärtchen, Nadeln, etc.), Overheadprojektor mit Leerfolien, Stiften und Reservebirne, Tafel mit Kreide und Schwamm, Flipchart mit Reservepapier und Stiften, Material für alle Arbeitsgruppen, Unterlagen und Schreibpapier für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Proviant Getränke, Obst, Kekse, Mittagessen. Personal Hier ist wieder enge Zusammenarbeit der moderierenden und der einladenden Person erforderlich. Es geht um die Frage, wer teilnehmen soll und in welcher Funktion die einzelnen Personen kommen sollen. Dabei geht es auch um die Rolle des Moderators und die der Einladenden. Moderator/Moderatorin Warum soll speziell diese Person die Veranstaltung leiten? Wie kann die EinladerIn ihre Rolle deutlich machen? Begrüßung? Einführungsvortrag? Wie steht die ModeratorIn zu dem Thema? Wer wird die ModeratorIn bei Bedarf inhaltlich beraten? Soll es eine Co-ModeratorIn geben? Teilnehmer/Teilnehmerinnen Wer soll (nicht) teilnehmen und warum (nicht)? Wer informiert die TeilnehmerInnen? Sind die TeilnehmerInnen hinreichend kompetent und an der Sache interessiert? Welche Vorab-Informationen sollen sie erhalten? Kennen die TeilnehmerInnen die Spielregeln eines Workshops? Welchen persönlichen Nutzen können sie aus der Mitarbeit ziehen? Welche Entscheidungen dürfen die TeilnehmerInnen treffen? Führungskräfte Nehmen ranghöhere MitarbeiterInnen teil? Kennen sie ihre Rolle innerhalb der Veranstaltung? Kennen sie die Rolle der Moderatorin oder des Moderators? Könnte eine der Führungskräfte versuchen, die eigene Meinung zum Thema durchzuboxen ? Wie kann der Schutz von Untergebenen (Anonymität) bei notwendiger Kritik gewährleistet werden? Einladung Thema, Ort, Dauer, Tagesordnung (bei Workshops nicht immer sinnvoll), Teilnehmerkreis, mitzubringende Unterlagen, persönliche Vorbereitung. Checkliste Vergessene Kleinigkeiten können im Verlauf einer Veranstaltung oder kurz vorher zu unerfreulichem Chaos führen. Ein Vorschlag für eine Checkliste: Allgemeines Ziele, Termin, Tagesordnung, Verlaufsplanung, Teilnehmerliste, Raum reservieren, Einladungen verschicken, Zusagen feststellen, Protokoll vom letzten Mal, Namensschilder. Raumausstattung Wandflächen, Klebeband, Metaplanwände, Flipcharts, Overheadprojektor, PC, Beamer, Leinwand, Verdunkelung, kein Telefon im Raum, Handies abstellen. Präsentationsmaterial Vortragsfolien, Demodiskette, Demomodell, Wandbilder, Unterlagen für die TeilnehmerInnen, Broschüren, Manuskript für eigene Vorträge, Videorecorder, Filmmaterial, Kassetten, Verlängerungskabel. Arbeitsmaterial Papierbespannung für die Metaplanwände, Kärtchen, Nadeln, Stifte, Kleber, Klebestreifen, Klebepunkte, Leerfolien, Flipchart-Papier, Scheren, Schreibblöcke, Bleistifte, Radiergummis, Anspitzer. Erfrischungen Getränke, Essen. Personen ModeratorIn, EinladerIn, ProtokollantIn, TeilnehmerInnen (wer hat zugesagt?) Servicepersonal für Getränke, und um Mitteilungen an die TeilnehmerInnen entgegenzunehmen. Verlaufsplanung Für Meetings, Besprechungen und Konferenzen reicht oft eine Tagesordnung, aus der hervorgeht, welche Themen in welcher Reihenfolge behandelt werden sollen. Für einen Workshop ist eine detailliertere Planung notwendig, die eine flexible Anpassung an aktuelle Prozesse vorbereitet. Das bedeutet nicht, dass alle Abläufe minutengenau geplant werden sollen. Es ist vielmehr nützlich, Arbeitsphasen zu planen, an kritischen Stellen möglicherweise sogar mehrere Alternativen, und eine vorläufige Schätzung für deren Zeitaufwand anzustellen. Wann eine Diskussion abgebrochen werden sollte, wie lange spontane Gruppenprozesse dauern sollen und wie viel Zeit für eine kreativitätsfördernde Maßnahme investiert werden sollte, muss von Fall zu Fall entschieden werden, nicht im Voraus. So enthält das Einladungsschreiben für einen Workshop oft nur Termin, Ort und Thema, aber der Moderator oder die Moderatorin hat sehr genaue Vorstellungen davon, wie das Ziel des Workshops erreicht werden kann. Je besser der Verlauf geplant ist, desto leichter fällt bei Bedarf die Anpassung an unvorhergesehene Ereignisse. Es ist jedoch nicht sinnvoll, diesen Plan den TeilnehmerInnen offenzulegen. Das könnte zum Beispiel zu dem Missverständnis führen, dieser Plan sei wie eine Tagesordnung unter Einhaltung der Zeitangaben zu erfüllen. Auch hätten einzelne TeilnehmerInnen die Möglichkeit, sich gezielt vor bestimmten Arbeitsphasen zu drücken. Das ist nicht im Sinne eines Workshops. Die Verlaufsplanung ist das Drehbuch des Workshops. Sie sollte die folgenden Komponenten enthalten, die im Anschluss näher erläutert werden. Begrüßung Kurz! Organisatorisches Pausen, geplantes Ende, ggf. Hinweise zu den Örtlichkeiten, ggf. ProtokollantIn. Thema/Ziel Was genau wollen wir heute erreichen? Einstimmung Kurzvortrag: Daten und Fakten als Basis für die Arbeit, Anregungen und Ideen aus ähnlichen Vorhaben. - Keine Beeinflussung in Hinblick auf das Ergebnis! Aktivierung z.B. Anmoderation mit Kartenabfrage. Aufgabenstellung Was ist zu tun? Wie soll gearbeitet werden? Wie sollen die Ergebnisse aussehen? Arbeiten lassen Konzentration und Ruhe. Kleingruppen organisieren sich selbst. Verzicht auf Manipulation durch eine Führungskraft oder die ModeratorIn. Strenges Einhalten der Schlusszeit! Ergebnisse zusammentragen Arbeitsergebnisse für alle sichtbar präsentieren. Ordnen, gliedern, strukturieren. Gewichten, priorisieren. Dokumentation Protokoll: Was wurde erreicht? (nicht: wie?) Wer muss welche Aufgaben erledigen? Wann sind welche Ergebnisse wie und von wem abzuliefern? Konsequenzen Entscheidungen treffen, Maßnahmen ableiten, Aufgaben delegieren, Erfolgskontrolle festlegen. Prozessanalyse Kritik, Feedback an die ModeratorIn. Begrüßung Hier könnte die einladende Person zu Worte kommen. Wenn es notwendig ist, dass alle sich vorstellen, müssen Profilneurotiker daran gehindert werden, endlose Monologe zu halten. Organisatorisches Hier soll auf keinen Fall erläutert werden, welche Methoden und Techniken zur Anwendung kommen. Das liegt allein in der Verantwortung der Moderatorin oder des Moderators und wird nicht diskutiert. Thema/Ziel Das Thema ist aus der Einladung bekannt. Hier wird erläutert, was genau heute zu erreichen ist, woran später der Erfolg des Workshops gemessen wird. Ein klares, gemeinsames Ziel ist sehr nützlich, wenn bei Abschweifungen zum Thema zurückgekehrt werden soll. Einstimmung Zu Beginn haben die Anwesenden noch die Köpfe voll mit ihren sonstigen Aufgaben. Ein Kurzvortrag (max. 15 Minuten) kann eine gemeinsame Ausrichtung schaffen und zudem bei heterogenen Gruppen einen gemeinsamen Wissens- und Informationsstand herstellen. Wichtig ist Lebhaftigkeit, nicht zu viele Details und Fakten Tipp: Wenn der Vortrag zu Hause vor dem Wecker 7 Minuten dauert, dann ist er lang genug. Aktivierung Die TeilnehmerInnen sollen jetzt aus ihrer Zuhörerhaltung herausgeholt und aktiviert werden, nicht unbedingt schon in Richtung auf das Ziel des Workshops. Das kann durch eine kurze Anmoderation geschehen: Beispiel 1: In einem Workshop sollen Probleme innerhalb eines bestimmten Projekts aufgearbeitet werden. Anmoderation: "Was ist uns bisher im Projekt gut gelungen?" Beispiel 2: In einem Workshop soll eine Marketing-Kampagne für ein bestimmtes Produkt entwickelt werden. Anmoderation: "Wie können wir den Verkaufserfolg unseres Produktes verhindern?" oder "Was könnte mich veranlassen, für dieses Produkt Geld auszugeben?" Aufgabenstellung Es kann einen gemeinsamen Arbeitsauftrag für alle Anwesenden oder unterschiedliche Aufträge für verschiedene Kleingruppen geben. Ganz wichtig sind in jedem Fall klare Anweisungen (ggf. an einem Beispiel vorführen und/oder rückfragen): Wenn sich eine Gruppe zurückzieht, müssen alle Mitglieder genau wissen, was sie tun sollen, wie sie ihr Ergebnis später präsentieren sollen, welches Material sie mitnehmen müssen und wie viel Zeit sie haben. Arbeiten lassen Eine Kleingruppe sollte mindestens 20 Minuten Zeit haben, um sich zu organisieren und mit der Arbeit anzufangen. Es sollten klare Regeln aufgestellt werden: - Niemand darf sich zwischendurch zurückziehen, um etwa Telefonate zu erledigen. - Es ist keinerlei Kontakt zwischen den Gruppen vor Ablauf der Zeit erlaubt. Der Moderator oder die Moderatorin sollte sich keiner der Gruppen anschließen, sondern für Fragen aus jeder der Gruppen erreichbar bleiben. Er oder sie sollte möglichst darauf achten, dass Ideenfindungen und Denkprozesse nicht durch "Diskutierfreudige" gestört und behindert werden. Ergebnisse zusammentragen Es hat sich erwiesen, dass eine Gruppe, der bewusst ist, dass sie später etwas vorweisen muss, zielgerichteter arbeitet, als eine, die sich lediglich "mal mit dem Thema befassen" sollte. Letzteres führt meist nicht über ein Andiskutieren hinaus und später wird mitgeteilt, dass noch sehr viel zu tun ist, was leider in der Kürze der Zeit nicht möglich war. Dokumentation Die Dokumentation ist eine Ergebnis-Sicherung. Es kann sich um ein Protokoll handeln oder/und um abfotografierte Metaplanwände. Aus der Dokumentation geht hervor, was erreicht und entschieden wurde. Es muss nicht im Detail verzeichnet sein, was in welchem Arbeitsabschnitt durch wen erreicht wurde. Viel wichtiger ist das Festhalten von Verantwortlichkeiten für Aktivitäten nach dem Workshop, die Erfolgs-Sicherung. Konsequenzen Ein Workshop, dem keine sichtbaren Taten oder sonstige Konsequenzen folgen, ist im besten Fall sinnlos, wahrscheinlich aber durch seinen Frustwert sogar schädlich. Die ModeratorIn muss im Rahmen der Vorbereitung bereits mit der einladenden Person klären, wozu die Ergebnisse gut sein sollen und was nach dem Workshop damit geschehen soll. Noch vor Ende des Workshops ist dann zu regeln, was anschließend getan werden muss und wer dafür die Verantwortung übernimmt. Beispiele für Frust-Workshops: In einer Firma wird jedes Jahr das Thema Qualität zur Sprache gebracht. Man stellt fest, dass dringend etwas getan werden muss und organisiert einen Workshop, um Vorschläge zur Verbesserung der Qualität zu erarbeiten. Das geschieht dann auch und am Ende bedankt sich die Geschäftsleitung bei den Teilnehmern und drückt ihre Freude über die Vielzahl guter Ideen aus. Jemand schreibt ein Protokoll. Ein Jahr später ist Qualität wieder Thema eines Workshops. Geändert hat sich in der Zwischenzeit nichts. Vergleichbare Situationen gibt es zu den Themen Verbesserung der internen Kommunikation, Steigerung der Qualifikation von Führungskräften, Verbesserung des Betriebsklimas, ... verwendete Literatur: Konferenzen, Sitzungen, Workshops effizient gestalten von Hedwig Kellner (Hanser 1995) und Moderationstechniken von Christian Malorny und Marc Alexander Langner (Hanser 2002, 2. Auflage).